CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

NORMA TECNICA COLOMBIANA (4176)

PARA CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

OBJETIVO

Esta norma establece los requisitos para la elaboración de certificados y constancias.

DEFINICIONES

Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

CERTIFICADO: documento de carácter probatorio, público o privado, que asegurala veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validéz de un acto judicial,ceremonia, juramento o norma).

CONSTANCIA: documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

CARGO: título de la posición que ocupa la persona responsable deexpedir el documento.

DATOS DEL REMITENTE: razón social, logotipo, ciudad,dirección, apartado, dirección electrónica, teléfono, fax, télex y NIT de quien otorga la certificación.

DOCUMENTO PRIVADO: el expedido por un representante de la entidad privada.

DOCUMENTO PUBLICO: el expedido por un funcionario público.

ENCABEZADO: lí­nea de identificación para indicar la continuidad del documento.

ESPACIO: distancia horizontal deescritura.

FECHA: lugar de origen del documento,día, mes y año de expedición.

LINEA ESPECIAL: Identificación del transcriptor.

INTERLINEA: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión sele denomina renglón.

LOGOTIPO: sí­mbolo que identifica a una empresa.

MEMBRETE: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurdica.

NUMERO O REFERENCIA: identificación consecutiva del documento.

RAZON SOCIAL: nombre que identifica auna empresa.

REMITENTE: nombre y apellidos del firmante autorizado.

RENGLON: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

TEXTO: contenido del documento.

TRANSCRIPTOR: persona responsable de digitar el documento.


CLASIFICACION

De acuerdo con el hecho o actoque se prueba, los certificados y constancias pueden ser:



CONSTANCIA PARA:

- Tiempo de servicio

- Experiencia

- Salarios u honorarios

- Clase de trabajo

- Jornada laboral

- Cumplimiento de comisiones

- Comportamiento del trabajador


CERTIFICADO PARA:

- Calificaciones obtenidas dentro de peri­odos académicos

- Derecho de uso del Sello Icontec de conformidad con Norma Técnica Colombiana

- Diploma conferido por una institución y documento que establece un privilegio o premio

- Asistencia a congresos, cursos y seminarios

- Registro civil o parroquial de nacimiento, de matrimonio o de defunción

- Documentos de identidad

- Certificado de Aseguramiento de la Calidad

- Certificado del Sistema de Administración Ambiental

- Becas, donaciones y exenciones

- Créditos, préstamos u otras transacciones comerciales

- Relación de retenciones de impuestos

- Paz y salvos

- Resultados de exámenes médicos


ESTILOS

BLOQUE EXTREMO

Las lí­neas de número (si lohay), fecha y firmante parten del márgen izquierdo

BLOQUE

Las líneas de número (si lohay), fecha y firmante parten del centro del escrito hacia el márgen derecho

MARGENES

Superior entre 3 cm y 4 cm ,izquierdo entre 3 cm y4 cm, inferiorentre 2 cm y 3 cm Derecho entre 2 cm y 3 cm Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2cm y 3 cm.

PARTES DE LOS CERTIFICADOS Y LAS CONSTANCIAS

Los certificados y lasconstancias se elaboran en papel con membrete y sus elementos se distribuyen dela siguiente manera

NUMERO (REFERENCIA)

Es opcional llevar un controlde expedición, número consecutivo que se ubica de dos a tres interlí­neas del márgen superior y según el estilo elegido. Le puede anteceder el código de dependenciadeterminado por cada empresa en particular. Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y las constancias en forma secuencial.

FECHA

Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a tres interlí­neas del número (referencia) o de cuatro a seis del márgen superior, cuando no hay número y en forma completa, en orden de dí­a, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.

CARGO

El cargo de la personaresponsable se anota en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos EL o LA y de tres a cuatro interlí­neas de la fecha

EJEMPLO:
LA COORDINADORA DE TALENTO HUMANO

IDENTIFICACION

Las expresiones CERTIFICA oHACE CONSTAR, seguidas de dos puntos (:) se escriben de tres a cuatro interlíneas del cargo, centradas y en mayúscula sostenida. (Puedeutilizarse negrilla para resaltar)

EJEMPLO: LA COORDINADORA DE TALENTO HUMANO


HACE CONSTAR

TEXTO

De tres a cuatro interlí­neas dela identificación y contra el márgen izquierdo se inicia el texto con la conjunción Que, a la que siguen los datos del solicitante que pueden ser:

- Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida, y el númerodel documento de identidad

- Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT.

EJEMPLO:

Que la doctora MARIA RIVAS, identificada con cédula de ciudadanía 1.252.325.369....

FIRMANTE

El nombrede la persona responsable se escribe en mayúscula sostenido, de cuatro de seisinterlineas del último renglón del texto y según el sitio elegido.

En el casode dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja.En caso de dos o más firmante si el número es impar, el último se centra.

TRANSCRIPTOR

A dosinterlineas del firmante y contra el margen izquierdo se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido, de la persona responsable detranscribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso denombre compuesto es conveniente escribir uno de los dos.

PAGINAS SUBSIGUIENTES

Si los certificados y constancias requieren más de una hoja, se tiene en cuenta lo siguiente:

-Se pueden utilizar hojas en blanco o quetengan impreso sólo el logotipo o la razón social.

-La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.

-El encabezado se ubica entre 2 cm y 3 cm delborde superior de la hoja en papel en blanco o a dos interlíneas del logotipo ode la razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la lí­nea dei dentificación contra el márgen izquierdo y el número de página contra el margenderecho. La lí­nea de identificación contiene el nombre de quien solicita la certificación.

EJEMPLOS:

Márgen izquierdo Margenderecho

Certificado para Mundo Nacional Ltda. 2

Constancia para Aurelio Rojas Patiño 2

El primer párrafo se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado.

ASPECTOS GENERALES
Papelerí­a especial:

Los títulos conferidos por universidades y colegios,así como los certificados de asistencia a congresos, cursos y seminarios, seelaboran en papel o cartulina especiales, diseñados para tal efecto.

Paracertificados y constancias de rutina en empresas e instituciones, se puede utilizarun formato impreso.

Registro de diplomas en entidades educativas

El Ministerio de Educación Nacional autoriza a las universidades y colegios para registrar directamente en susinstituciones, los títulos académicos que confieren (Decreto 636 del 3 de abrilde 1996).


 
BIBLIOGRAFIA:

http://es.scribd.com/doc/50160265/NTC4176
(basado en norma tecnica colombiana NTC 4176 para certificados y constancias)



ELABORADOPOR:

DANITZA GRANADILLO.

SALLY LOPEZ.