INFORME SOBRE EL
TRASPASO DE LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE GESTIÓN AL ARCHIVO CENTRAL E INACTIVO.
PARA: Sr. Mirtha
Zabaleta M, Docente
DE: Avis Charris Pérez
Estefany
Ferraris Gamero
Zuleimi
Guzmán Ramírez
Sally
López Coba
Lorainne
Obredor Molina
Martha
Pérez Suárez
Barranquilla, 27 de Agosto de 2012
OBJETIVO: Organizar
los dos archivos de la institución, logrando así el buen manejo de toda la documentación,
tanto inactivo como de gestión.
DESARROLLO: El
pasado viernes 25 de agosto del año en curso, se realizó una jornada de archivología
con las estudiantes de secretariado ejecutivo.
Durante
esta jornada, se dividió el curso en varios grupos, los cuales ejercieron diferentes tareas.
La
actividad consistía, en el traspaso de la documentación inactiva del archivo de
gestión al
archivo central.
CONCLUSIONES: Se
presentaron varios hechos:
1. El
grupo que se encontraba en el archivo de gestión, que son las estudiantes
mencionadas en primera instancia; se encargó de sacar del stand, las AZ que
contenían hojas de matriculas de estudiantes matriculados en los diferentes programas, desde el año
2009 en fechas descendentes.
2. Esta
documentación se anotó en una planilla de “inventario único de documentación” y
automáticamente se enviaba al otro archivo.
3. Luego,
nos en cargamos de foliar unos documentos que se encontraban en unas cajas, y
se les realizó el mismo proceso que las AZ.
RECOMENDACIONES:
1. Creemos
que la actividad debió ser efectiva, puesto que había la cantidad suficiente de
estudiantes para culminar la labor.
2. Esperamos
que el archivo se mantenga organizado.
3. Que
se asigne permanentemente una persona que se encargue del manejo efectivo, y
ordene adecuadamente cada vez que lo considere necesario.
Atentamente,
Martha
Pérez Suárez
Elaborado por: Avis Charris Pérez
Estefany Ferraris Gamero
Zuleimi Guzmán Ramírez
Sally López Coba
Lorainne Obredor Molina
Martha Pérez Suárez
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