INFORME

INFORME SOBRE CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

PARA: Dr. Efraín López portillo, Gerente

 DE: Juana López R.

EL PROBLEMA:

Por instituciones de la Gerencia se ha buscada determinar por que el Departamento de Archivos no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido: preservar documentos valiosos y dar información inmediata.

ANALISIS:

Las repetidas reclamaciones y protestas por parte de algunos empleados, descansan en el sistema de control que se emplea para material de archivo, que se toma prestado de la oficina del señor Felipe Torres. Aunque este empleado es competente, el método de control actual ocasionada la demora de los documentos que aun no ha sido devueltos al archivo central; sigue lento proceso de seguimiento entre el Departamento de Archivo y los diversos usuarios.

La demora se produce en horas- hombres perdidas por que disminuye el ritmo de trabajo y producción en los departamentos que dependen del archivo como fuente de material la atmósfera en el Departamento de Archivo es pesada y por estos inconvenientes.

SUGERENCIAS:

Es evidente que una manera de mejorar  el funcionamiento del Departamento de Archivo para que cumpla sus objetivos, seria el cambio de su sistema de control. Este cambio se podría hacer en común acuerdo con el señor Torres.

Cambios sugeridos:

a)    Establecer un sistema de control en circuito mediante el cual los documentos del archivo, requeridos por varios departamentos, sean recogido mediante una Tarjeta de requisición por el primer usuario y devueltos por el último. Para ello libre de responsabilidad al anterior

b)    Recomiendo igualmente, el uso de un archivo de tarjetas de control con guías alfabéticas correspondientes a cada mes, y guía numéricas correspondientes a cada día. Este archivo de tarjetas en el escritorio del señor Torres le permitiría, de inmediato, reconocer los documentos prestados, así como la rápida localización de los documentos por los diferentes departamentos de la empresa.

c)    Aconsejo, finalmente, ciertas innovaciones en la tarjeta de Requisición. Adjunto  , a este informe un ejemplar de la requisición actual y un bosquejo

Para su examen y consideración.

CONCLUSION:

Creo sinceramente que el Departamento de Archivo debe ser mejorado de inmediato en eficiencia, por un gran volumen de operaciones: el 80 por ciento de nuestras actividades de oficinas dependen de una información rápida y completa.

Las relaciones humanas, por otro lado, se mejorarían y desaparecerían las causas de las demoras en el servicio.

Asistente de gerencia.

Barranquilla, 21 de agosto de 2012-08-21

Elaborado por: Belkis Castellar Velásquez