INFORME SOBRE CONTROL
EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO
PARA: DOCTOR . Efraín López
Portillo, Gerente
DE: Juana López R.
EL PRBLEMA:
Por
instrucciones de la gerencia se ha buscado determinar por qué el departamento
de archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido: preservar
documentos valiosos y dar información inmediata.
ANALISIS:
Las repetidas reclamaciones y protestas por
parte de algunos empleados, descansan en el sistema de control que se emplea para el material de archivo,
que se toma prestado de la oficina del señor Felipe Torres. Aunque este
empleado es competente, el método de control actual ocasiona la demora de los
documentos que aún no han sido devueltos al archivo central; siguen un lento
proceso de seguimiento entre el departamento de archivo y los usuarios.
La demora se traduce en horas-hombres
perdidas porque disminuye el ritmo de trabajo y producción en los departamentos
que dependen del archivo como fuente de material. La atmósfera en el
departamento de archivo es pesada por estos inconvenientes.
SUGERENCIAS:
Es evidente que una manera de mejorar el
funcionamiento del departamento de archivo para que cumpla sus objetivos, sería
el cambio de su sistema de control. Este cambio se podría hacer de común
acuerdo con el señor Torres.
Cambios sugeridos:
<!--[if !supportLists]-->a)
<!--[endif]-->Establecer
un sistema de control en un circuito mediante el cual los documentos del
archivo, requeridos por varios departamentos, sean recogidos mediante una
Tarjeta de Requisición por el primer usuario y devuelto por el último. Para
ello también se necesitaría el empleo de
una tarjeta de transferencia, que al firmarla cada nuevo usuario, libre de
responsabilidad al anterior.
<!--[if !supportLists]-->b)
<!--[endif]-->Recomiendo
igualmente, el uso de un archivo de tarjetas de control con guías alfabéticas
correspondientes a cada mes, y guías numéricas correspondientes a cada día.
este archivo de tarjetas en el escritorio del señor Torres le permitiría, de
inmediato, reconocer los documentos prestados, así como la rápida localización
de los documentos por los diferentes departamentos de la empresa
<!--[if !supportLists]-->c)
<!--[endif]-->Aconsejo,
finalmente, ciertas innovaciones en la tarjeta de requisición. Adjunto a este
informe un ejemplar de la requisición actual y un bosquejo para su examen y
consideración.
CONCLUSIÓN:
Creo sinceramente que el departamento de
archivo debe ser mejorado de inmediato
en eficiencia, por su gran volumen de operaciones: el 80 por ciento de nuestras
actividades de oficina dependen de una información rápida y completa.
Las relaciones humanas, por otro lado, se
mejorarían y desaparecerían las causas de las demoras en el servicio.
Asistente de gerencia
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